La rentrée, pour un organisme de formation, c'est rarement une page blanche. Entre les demandes CPF, les dossiers à traiter, les communications avec les apprenants, les documents à générer et la facturation, une bonne partie du quotidien d’un organisme de formation repose encore sur des tâches répétitives.
Le problème ? Elles prennent du temps, sont souvent prévisibles et nécessitent pourtant une intervention humaine à chaque étape.
C’est justement là que l’automatisation peut faire la différence.
Voici 5 tâches particulièrement chronophages dans un organisme de formation, et surtout, comment les automatiser pour gagner du temps sans perdre le contrôle.
Lorsqu’un organisme de formation gère des formations éligibles au CPF, les informations doivent rester cohérentes entre son outil de gestion et EDOF.
Sans synchronisation, cela peut rapidement entraîner des doubles saisies, des vérifications répétées et un suivi plus difficile des dossiers.
Avec Wedof, les dossiers CPF sont synchronisés avec EDOF et leur évolution est automatiquement répercutée. Le catalogue peut également être synchronisé afin d’éviter de gérer les mêmes informations à plusieurs endroits.
L’objectif est simple : limiter les ressaisies et garder une vision à jour de ses dossiers.
Découvrir la synchronisation EDOF avec Wedof
Confirmation, convocation, rappel, demande d’information, relance… Les communications avec les apprenants sont indispensables, mais elles peuvent vite devenir chronophages lorsqu’elles sont envoyées manuellement.
L’automatisation permet de déclencher les bons messages au bon moment, en fonction de règles définies à l’avance.
Par exemple :
Vous définissez les règles, les messages et les conditions d’envoi. L’automatisation s’occupe ensuite de l’exécution.
Automatiser les communications avec Wedof
Conventions, attestations, certificats d’assiduité… La gestion documentaire représente elle aussi une succession d’actions répétitives : retrouver le bon modèle, compléter les informations, générer le document, puis éventuellement le faire signer.
Avec Wedof, les documents peuvent être générés automatiquement à partir de modèles configurés avec des variables.
Il est possible de définir les conditions dans lesquelles un document doit être généré. Lorsqu’un événement correspondant intervient dans le dossier, Wedof peut alors générer automatiquement le document concerné.
La signature électronique peut également s’intégrer à ce parcours grâce à la signature eIDAS.
Résultat : moins de manipulations manuelles et un parcours documentaire plus fluide, tout en gardant la possibilité de définir les règles et les modèles utilisés.
Découvrir la génération automatique de documents dans Wedof
La facturation des dossiers CPF demande de la rigueur : vérifier les informations du dossier, créer la facture, transmettre les données nécessaires et suivre son statut.
Avec Wedof, lorsqu’un dossier CPF passe à l’état permettant sa facturation, la facture peut être créée automatiquement dans le logiciel de facturation connecté.
Les informations liées à la facture sont ensuite accessibles depuis le dossier, avec notamment son numéro, son statut et son PDF lorsqu’il est disponible.
Wedof propose des connexions avec plusieurs outils de facturation, notamment Pennylane, Qonto, Stripe, Axonaut, Evoliz, Tiime, Henrri et Sellsy.
L’intérêt pour l’organisme de formation : réduire les manipulations et éviter de recréer les mêmes informations dans plusieurs outils.
Découvrir la facturation automatique CPF avec Wedof
Toutes les tâches chronophages ne rentrent pas dans une catégorie précise.
Relancer un partenaire, créer une tâche interne, envoyer une notification, déclencher une action dans un autre outil ou enchaîner plusieurs étapes : chaque organisme possède ses propres processus.
C’est là que les Processus Métiers Automatisés prennent tout leur sens.
Avec Wedof, vous pouvez créer des workflows personnalisés et définir des actions à déclencher selon vos propres règles, sans avoir besoin de coder.
Par exemple :
Vous construisez le processus selon votre fonctionnement, puis vous pouvez suivre son exécution.
Découvrir les Processus Métiers Automatisés
L’automatisation n’a pas besoin de concerner tout votre organisme de formation dès le départ.
Pour identifier les meilleurs candidats à l’automatisation, posez-vous trois questions :
1. Est-ce une tâche que vous réalisez souvent ?
Si elle revient plusieurs fois par semaine ou par mois, elle mérite probablement d’être étudiée.
2. Est-ce qu’un événement permet de savoir quand elle doit être réalisée ?
Un changement d’état, une nouvelle inscription, une date ou une action dans un dossier peuvent servir de déclencheur.
3. Une intervention humaine est-elle vraiment nécessaire à chaque fois ?
Si la réponse est non, l’automatisation peut prendre le relais.
Commencer par une ou deux tâches très répétitives permet déjà de mesurer rapidement le gain de temps.
L’objectif n’est pas de supprimer toute intervention humaine.
Une bonne automatisation repose d’abord sur des règles claires : quoi déclencher, quand, pour qui et dans quelles conditions.
L’organisme de formation conserve ainsi la maîtrise de son fonctionnement, tandis que les tâches répétitives sont exécutées automatiquement.
C’est particulièrement utile lorsque le volume de dossiers augmente : plutôt que d’ajouter systématiquement des manipulations, l’organisme peut faire évoluer ses processus.
Ce qui fonctionne avec quelques dossiers peut devenir beaucoup plus difficile à gérer lorsque les volumes augmentent.
Plus d’apprenants signifie généralement plus de communications, plus de documents, plus de suivi et plus de facturation.
L’automatisation permet justement de structurer ces processus pour qu’ils puissent accompagner la croissance de l’activité, sans multiplier les tâches manuelles.
L’enjeu n’est donc pas seulement de gagner du temps aujourd’hui, mais aussi de construire une organisation capable d’absorber davantage de volume demain.
Dans un organisme de formation, les tâches chronophages sont souvent celles qui se répètent : synchroniser les dossiers EDOF, envoyer les communications, générer les documents, gérer la facturation ou encore exécuter des processus internes.
Ce sont aussi celles qui se prêtent particulièrement bien à l’automatisation.
Avec Wedof, ces différents processus peuvent être centralisés dans un même environnement : synchronisation EDOF, communications, génération de documents, signature électronique, facturation CPF et Processus Métiers Automatisés.
L’idée n’est pas d’automatiser pour automatiser. C’est de récupérer du temps sur les tâches qui n’ont pas besoin d’être faites manuellement, pour pouvoir le consacrer à ce qui demande réellement votre expertise.
La synchronisation EDOF, les communications apprenants et la facturation à la Caisse des Dépôts sont les trois postes les plus chronophages pour la plupart des organismes de formation. Chacune implique des saisies répétitives, des risques d'erreur et des allers-retours entre plusieurs outils.
Non. L'automatisation est pertinente dès que les tâches sont répétitives, quelle que soit la taille de l'OF.
Non. La synchronisation avec EDOF nécessite une connexion spécifique entre le logiciel et la plateforme. Tous les outils ne la proposent pas.